TÉRMINOS Y CONDICIONES ADICIONALES
Los presentes Términos y Condiciones regulan la prestación de servicios profesionales de consultoría, implementación, configuración, desarrollo, integración, soporte y demás servicios tecnológicos ofrecidos por R & Q Smart Solutions, C.A., que opera comercialmente bajo la marca TribuSystem, en adelante TRIBUSYSTEM.
La aceptación de una propuesta, cotización, orden de servicio o el inicio de los trabajos asociados a ella supone la aceptación de estos Términos y Condiciones, salvo que exista un acuerdo escrito entre las partes que establezca expresamente condiciones diferentes.
1. Propuestas y alcance
Cada proyecto será ejecutado de conformidad con el alcance, módulos, compañías, servicios, estimaciones y condiciones establecidos en la propuesta comercial correspondiente.
Cuando aplique, el alcance funcional será complementado mediante Historias de Usuario (HU), Criterios de Aceptación (CA), flujos de procesos, documentos funcionales, configuraciones y demás instrumentos utilizados durante el levantamiento y validación del proyecto.
Las estimaciones se realizan con base en la información disponible y en experiencias de proyectos de alcance similar. Salvo indicación expresa en contrario, representan una estimación del esfuerzo esperado y no una cantidad fija o garantizada de horas.
2. Definición de procesos
La implementación requiere la participación activa del CLIENTE en la revisión, validación y definición de sus procesos.
Cuando los procesos no se encuentren definidos, presenten inconsistencias o requieran ajustes para su implementación, TRIBUSYSTEM podrá acompañar al CLIENTE en su análisis, diseño y documentación.
Los cambios derivados de nuevas decisiones, redefiniciones de procesos o requerimientos identificados posteriormente podrán generar ajustes en el alcance, cronograma y esfuerzo inicialmente estimado.
3. Participación de usuarios clave
El CLIENTE deberá procurar la participación de los Key Users o responsables funcionales con conocimiento suficiente de los procesos involucrados.
Las definiciones y aprobaciones suministradas por los responsables designados por el CLIENTE serán consideradas válidas para la ejecución del proyecto.
Los retrasos derivados de falta de información, disponibilidad de usuarios, pruebas, aprobaciones, accesos o decisiones pendientes por parte del CLIENTE podrán afectar la planificación sin que ello sea considerado incumplimiento de TRIBUSYSTEM.
4. Cambios de alcance
Cualquier funcionalidad, integración, reporte, migración, personalización o requerimiento que no forme parte del alcance previamente acordado podrá ser considerado un requerimiento adicional.
TRIBUSYSTEM evaluará el esfuerzo requerido y, cuando corresponda, presentará una estimación adicional de tiempo y/o costo antes de su ejecución.
La identificación de una necesidad durante el proyecto no implica automáticamente su incorporación al alcance originalmente contratado.
5. Desarrollos y funcionalidades adicionales
Cuando una necesidad no pueda ser atendida adecuadamente mediante las funcionalidades estándar disponibles en Odoo, TRIBUSYSTEM podrá proponer configuraciones, desarrollos, módulos, integraciones u otras soluciones.
Cuando dichas actividades excedan el alcance contratado, su ejecución estará sujeta a la aprobación del CLIENTE.
6. Licenciamiento y uso de la solución
Los módulos, componentes, conectores, funcionalidades, librerías, herramientas y desarrollos provistos por R & Q Smart Solutions, C.A. serán puestos a disposición del CLIENTE bajo una licencia de uso para su operación, conforme al alcance contratado.
La instalación de dichos componentes, su utilización dentro de la plataforma, la prestación de servicios sobre ellos o el acceso técnico a sus archivos o código fuente no supone la cesión o transferencia de su titularidad.
Salvo acuerdo escrito que establezca expresamente lo contrario, R & Q Smart Solutions, C.A. conservará la titularidad sobre los desarrollos y componentes tecnológicos producidos por ella, pudiendo mantenerlos, evolucionarlos, adaptarlos e incorporarlos a otras soluciones o implementaciones.
Lo anterior no comprende los datos, documentos, marcas, información confidencial ni demás activos propios del CLIENTE.
Cualquier utilización posterior de componentes desarrollados durante un proyecto deberá preservar la confidencialidad de la información y procesos particulares del CLIENTE.
Si el CLIENTE requiriese condiciones de exclusividad, cesión de derechos o transferencia de titularidad sobre un desarrollo determinado, estas deberán ser objeto de un acuerdo escrito específico y de una valoración económica independiente.
7. Código fuente y repositorios
Cuando las características de la infraestructura o del proyecto permitan al CLIENTE acceder a repositorios, código fuente o archivos de módulos desarrollados por TRIBUSYSTEM, dicho acceso se entenderá otorgado para facilitar la operación, administración y continuidad técnica de la solución licenciada.
El acceso, posesión o disponibilidad de una copia del código fuente no modifica las condiciones de licenciamiento ni constituye transferencia de derechos sobre el software.
El CLIENTE podrá facilitar el acceso a su personal o proveedores tecnológicos únicamente para actividades relacionadas con su propia instancia y operación.
No se considerará autorizado, salvo acuerdo escrito, el uso de dichos componentes para su comercialización, sublicenciamiento, distribución a terceros o implementación en organizaciones distintas del CLIENTE.
8. Odoo y software de terceros
Odoo, sus aplicaciones Enterprise y cualquier software desarrollado por terceros se encuentran sujetos a sus respectivas licencias y condiciones.
TRIBUSYSTEM no adquiere ni transfiere al CLIENTE derechos sobre software propiedad de Odoo S.A. u otros terceros, salvo aquellos permitidos expresamente por las respectivas licencias.
9. Integraciones con terceros
Cuando una solución requiera interacción con sistemas externos, el CLIENTE deberá procurar los accesos, documentación técnica, credenciales, APIs, ambientes de pruebas y demás recursos requeridos.
TRIBUSYSTEM no será responsable por retrasos o limitaciones derivados de indisponibilidad de proveedores externos, ausencia de documentación, modificaciones de APIs, restricciones tecnológicas o circunstancias fuera de su control.
Los ajustes requeridos como consecuencia de cambios posteriores realizados por terceros podrán generar esfuerzo adicional.
10. Migración e importación de información
Cuando el proyecto incluya migraciones o importaciones, el CLIENTE deberá suministrar la información en los formatos y condiciones previamente acordados.
La depuración, reconstrucción, conciliación o corrección de información histórica inconsistente podrá requerir actividades adicionales.
El CLIENTE deberá validar la información migrada antes de su utilización definitiva en producción.
11. Pruebas y aceptación
El CLIENTE participará en las pruebas necesarias para validar que las funcionalidades implementadas correspondan con el alcance acordado.
Las observaciones podrán clasificarse como:
- Correcciones necesarias para cumplir el alcance.
- Ajustes o mejoras.
- Nuevos requerimientos.
- Cambios de proceso o alcance.
La existencia de nuevos requerimientos o mejoras solicitadas no impedirá considerar aceptadas aquellas funcionalidades que cumplan los criterios previamente acordados.
12. Go Live
Las fechas de puesta en producción dependerán del cumplimiento de las actividades correspondientes a ambas partes, incluyendo entrega de información, configuraciones, pruebas, capacitación, validaciones y decisiones requeridas.
Cuando existan actividades críticas pendientes, TRIBUSYSTEM podrá recomendar la reprogramación del Go Live.
Si el CLIENTE decide avanzar con la puesta en producción pese a riesgos previamente comunicados, las incidencias directamente asociadas a dichos riesgos no serán consideradas incumplimiento de TRIBUSYSTEM.
13. Soporte
Los servicios de soporte serán prestados según las condiciones establecidas en la propuesta contratada.
Salvo acuerdo distinto, serán proporcionados de forma remota utilizando las herramientas de comunicación y gestión de incidencias definidas por TRIBUSYSTEM.
El soporte no comprende automáticamente nuevos desarrollos, nuevas funcionalidades, modificaciones de procesos o correcciones originadas por modificaciones realizadas directamente por el CLIENTE o terceros.
14. Entrenamiento
El entrenamiento estará relacionado con las funcionalidades y procesos comprendidos dentro del alcance contratado.
TRIBUSYSTEM podrá aplicar un modelo de formación dirigido a líderes o Key Users designados por el CLIENTE.
Las sesiones podrán realizarse mediante videoconferencia y podrán ser grabadas cuando las condiciones técnicas y las partes así lo permitan.
15. Condiciones económicas y facturación
Los precios, moneda, anticipos, cuotas y condiciones de pago serán los establecidos en cada propuesta comercial.
Salvo que se indique una modalidad diferente, determinados servicios podrán prestarse bajo un esquema de tiempo y materiales, registrándose las horas efectivamente ejecutadas mediante los mecanismos de control de TRIBUSYSTEM.
El CLIENTE podrá solicitar el detalle de las horas correspondientes a su proyecto.
Los impuestos, retenciones y demás obligaciones tributarias serán tratados conforme a la legislación venezolana aplicable y a las condiciones particulares indicadas en cada propuesta.
Cuando el CLIENTE practique una retención exigida por la legislación aplicable, deberá proporcionar oportunamente el respectivo comprobante de retención.
Los costos correspondientes a licencias, plataformas, infraestructura o servicios de terceros serán asumidos por el CLIENTE cuando corresponda.
16. Suspensión o terminación
Salvo que la propuesta establezca una condición distinta, cualquiera de las partes podrá solicitar la suspensión o terminación del proyecto mediante comunicación escrita con al menos treinta (30) días de anticipación.
El CLIENTE deberá cancelar los servicios efectivamente ejecutados y los compromisos o costos de terceros generados hasta la fecha efectiva de terminación.
La reactivación de un proyecto suspendido podrá requerir una nueva planificación, revisión funcional y técnica y reasignación de recursos, cuyo esfuerzo podrá ser considerado adicional.
17. Confidencialidad e información del CLIENTE
Cada parte se compromete a resguardar la información confidencial recibida de la otra y utilizarla exclusivamente para las actividades relacionadas con el proyecto.
Los datos operativos, financieros, comerciales, personales o de cualquier otra naturaleza suministrados por el CLIENTE continuarán perteneciendo al CLIENTE.
TRIBUSYSTEM podrá utilizar su experiencia, conocimiento, metodologías, patrones de diseño y aprendizajes generales obtenidos durante los proyectos, siempre que ello no implique revelar información confidencial o permitir la identificación de información propia del CLIENTE.
18. Seguridad y accesos
El CLIENTE será responsable de la correcta administración de los usuarios, credenciales y permisos correspondientes a su organización.
TRIBUSYSTEM no será responsable por operaciones efectuadas por usuarios autorizados del CLIENTE ni por modificaciones realizadas directamente por el CLIENTE o terceros fuera de los procedimientos acordados.
19. Infraestructura y disponibilidad
Cuando la infraestructura, alojamiento o servicios tecnológicos sean proporcionados por Odoo o por terceros, su disponibilidad, respaldo, seguridad y continuidad estarán sujetos a las condiciones establecidas por dichos proveedores.
TRIBUSYSTEM no será responsable por interrupciones ocasionadas por infraestructura externa, telecomunicaciones, proveedores de servicios o situaciones fuera de su control razonable.
20. Responsabilidad sobre decisiones de negocio
TRIBUSYSTEM presta servicios de consultoría e implementación tecnológica.
Las decisiones administrativas, contables, fiscales, laborales, financieras, médicas, regulatorias o legales que deban ser representadas dentro del sistema deberán ser definidas y validadas por los responsables correspondientes del CLIENTE.
La configuración de una regla o proceso dentro de Odoo no sustituye la evaluación profesional, contable, fiscal, legal o regulatoria que corresponda al CLIENTE.
21. Aceptación por medios electrónicos
Las partes reconocen como válidas las comunicaciones, aprobaciones, aceptaciones de propuestas y demás manifestaciones realizadas mediante medios electrónicos que permitan identificar razonablemente su origen, de conformidad con la legislación venezolana aplicable en materia de mensajes de datos y firmas electrónicas.
La aceptación electrónica de una propuesta que haga referencia a estos Términos y Condiciones implicará su incorporación a la relación contractual correspondiente.
22. Legislación aplicable y jurisdicción
Los presentes Términos y Condiciones, así como las propuestas y relaciones contractuales derivadas de ellos, se regirán e interpretarán conforme a las leyes de la República Bolivariana de Venezuela.
Ante cualquier controversia, las partes procurarán inicialmente alcanzar una solución mediante negociación directa y de buena fe.
De no ser posible una solución consensuada, la controversia será sometida a los tribunales competentes de la República Bolivariana de Venezuela, salvo que las partes hayan acordado por escrito un mecanismo distinto de resolución de controversias.
23. Integración con las propuestas comerciales
Estos Términos y Condiciones forman parte integral de las propuestas comerciales emitidas por R & Q Smart Solutions, C.A., bajo la marca comercial TribuSystem, cuando estas hagan referencia a ellos.
En caso de existir una diferencia entre estos términos generales y una condición particular establecida expresamente en una propuesta o contrato aceptado por ambas partes, prevalecerá la condición particular exclusivamente respecto de dicho proyecto.
Las condiciones aplicables serán aquellas vigentes en la fecha de aceptación de cada propuesta, salvo modificación acordada posteriormente entre las partes.